De Immertse Zwemclub Leopoldsburg

Privacyverklaring

van

De Immertse Zwemclub (DIZC)

 

Versie van 30 juni 2018

 

DIZC hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.  Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. DIZC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679)

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn  beschreven in deze privacyverklaring;

Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;

Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

Geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan derden, tenzij dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als DIZC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Immertse Zwemclub

info@dizc.be

 

 

Aan wie is deze Privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, personen die op onze wachtlijst staan.

 

 

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door DIZC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Ledenadministratie en dienstverlening aan leden

Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van DIZC

Verzorgen van eventuele opleidingen

Het versturen van informatie over onze activiteiten, uitnodigingen, algemene of persoonlijke mededelingen

Het bekomen van subsidiëring door de overheid/gemeente (wettelijk verplicht)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres

Privé contactgegevens : telefoon-/ GSMnummer, e-mail adres

Persoonlijke kenmerken :geboortedatum, geslacht/gender, nationaliteit

Financiële bijzonderheden (indien van toepassing)

Opleiding en vorming (indien van toepassing)

Aanwezigheid, aansluitingsdatum

Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

Medische gegevens die van belang zijn voor interventies tijdens onze activiteiten ((vb: suikerziekte, epilepsie, afwijkingen, …)

aandoeningen die in het belang van de zwemmer dienen geweten te zijn door onze trainers (vb ADHD, autisme, …)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/email contact,…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten vereniging/club

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen hebben.

 

Al dan niet verstekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Dit met uitzondering van beeldmateriaal.

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet-publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo malen wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlening) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, …)

Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …)

Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat

Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Het verzorgen en verspreiden van uitnodigingen, mededelingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overeengekomen in de contractvoorwaarden)

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

 

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met 2 of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Externe opleiders of trainers

Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheidsdiensten)

Verzekeringsmakelaar

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk of mondeling) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten alle tijden in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische ruimte.

 

Bewaartermijn

DIZC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

DIZC verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 3 jaar na laatste gebruik of het beëindigen van de samenwerking.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens DIZC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen

Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeren een “firewall”

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.

Aan dezer medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover de ze informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd en de door de wet voorziene omstandigheden.

 

 

Uw recht omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en Kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft recht op het verwijderen van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u verzet maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheid in e-mals).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het mailadres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

 Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

 Drukpersstraat 35

1000 Brussel

commission@privacycommission.be

 

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

DIZC kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijzigingen zullen we een aankondiging doen op onze website.

 

Maandag

Woensdag

Donderdag

Zaterdag